12 steg till den perfekta släktträffen

Bidragande skribent är Schelly Talalay Dardashti, MyHeritages amerikanska släktforskningsrådgivare.

Skulle det inte vara kul att samla utspridda släktmedlemmar och ses? E-post och Skype räcker bara så långt.

Vissa släkter planerar att ses vart eller vartannat år, medan andra har setts regelbundet hur länge som helst. Andra har aldrig organiserat en formell släktträff.

Vi har pratat om detta gällande Dardashti-familjen, det finns så många släktingar att vi behöver en hel fotbollsarena. För flera år sedan hade vi en mindre släktträff med avkomma till sex Talalay-grenar. Det var säkert första gången på över 100 år som dessa grenar samlats, då många släktingar började lämna Vitryssland och Ryssland för USA i slutet av 1890-talet. Vi berördes alla över likheter i utseende och personlighet i gruppen, vilket även inkluderade dem som hade stannat kvar i vår släkts ursprungsbygd fram till ganska nyligen.

Glöm inte att din släktplats på MyHeritage är ett bra sätt att kommunicera med släktträffens deltagare. Där kan du informera om planeringen och släktträffens program och dela foton och videoklipp efteråt. Det kommer uppmuntra de som inte deltog att vilja vara med nästa gång.

Hur planerar du en släktträff? Här kommer 12 steg som hjälper till på vägen:

1. Organisera er.

Att dela upp ansvaret bland de som ska delta är att föreslå, men du behöver någon som håller i alla trådar. Är det du? Vissa uppgifter, beroende på hur stor träffen förväntas att bli omfattar planeringsmöten, listor på volontärer och arbetsuppgifter. Se även till att ha en kalender och följ upp för att försöka få personer att fullfölja uppdragen. Fundera på om det ska finnas arbetslag för mat, aktiviteter och publicitet.

2. Vilken typ av träff?

Träffar kan vara informella eller formella, planerad med en tight budget eller något mer påkostat. En picknick kan vara det enklaste och mest kostnadseffektiva. Kan en restaurangmiddag var något för er träff? Vad sägs om en campingtripp? En nöjespark? En kryssning? Eller en skidsemester? Det finns många möjligheter. Avstånd och kostnad är viktiga faktorer.

3. Välj ett datum.

Tänk på årstider och semestrar. Hur länge ska träffen hålla på? En dag, en kväll, en weekend eller längre? Försök att planera in träffen på en tid på året då det inte händer så mycket annat. En släktträff planerad i juni tävlar med bröllop och examensfester. Glöm inte det mest grundläggande: Hur kommer vädret påverka träffen och deltagarantalet?

4. Spåra släktingar.

Kommer alla ättlingar till en viss emigrerad anfader eller en gren till din farmors linje bli inbjudna? Ju större grupp, desto mer planering krävs. Och ju högre förväntningar personer har, desto dyrare blir det (större lokal etc.) Hur hittar du släktingar? Om du är erfaren släktforskare har du redan många namn och adresser tillgängliga. Använd sociala medier som Facebook och Twitter, men även sociala släktforskningsnätverk som MyHeritage, för att hitta släktingar. Om du redan har en lista med släktingars adresser, telefonnummer och e-post går det här arbetet fort. Bättre sent än aldrig bör vara ditt motto. Börja bygg på listan med släktingar nu.

5. Plats för släktträffen.

Mindre grupper kan träffas i någons trädgård, på en liten semesterort eller i en park. Enligt den amerikanska webbplatsen Family-Reunion.com kan man föreslå kamping, en hotellweekend, ett besök till släktens ursprungsstad, en vistelse på ett bed-and-breakfast, en gård, kryssning och så vidare. På sommaren är det en fördel om det finns tillgång till vatten, speciellt för de yngre deltagarna. Håll i åtanke att ju dyrare det blir desto färre kommer att delta.

Läs mer: Planera en släktresa

6. Hur ska kalaset betalas?

Försök att vara realistisk i din planering och överväg de bästa sätten att hålla ner kostnaderna. Gör upp en budget, bestäm ett sätt att samla in pengar från deltagarna. Fundera på olika insamlingsmetoder, som ett lotteri eller auktion. Håll kontinuerlig koll på kostnader och betalningar som görs.

7. Ha kul!

Få igång det hela genom ett hälsningstal, ge ut priser och diplom till de yngsta och äldsta deltagarna, de som rest kortast och längst, flest antal barn eller barnbarn och så vidare. Kompilera en bok med släktrecept, en bok med släkthistoria, sätt upp stora släkttavlor på väggen så folk kan se hur de är släkt. Glöm inte t-shirts, hattar, en gästbok, namnlappar och fotoböcker. Du kan skapa en webbplats eller blogg för släktträffen och publicera foton, videoklipp och information. Den kan hållas privat där endast deltagare har tillgång. Din släktplats på MyHeritage kan användas för detta.

8. Planera aktiviteter för alla åldrar.

Kolla upp aktiviteter som kan få igång samtal, lekar, historieberättare, barn- aktiviteter, ha med ett pysselbord, släktmemorabilia, gruppfoton, historiska släktfoton, ett bildspel, en karta, uppträdanden, möjlighet till släktforskning, en tidskapsel med mera.

9. Välj ett tema.

Ett tema gör det enklare att planera för aktiviteter, mat, inbjudningar och andra inslag. Förslag är: immigration, släkthistorier, årsdagar, födelsedagar, cirkus, fiesta, semester eller något annat. Många släktträffar fokuserar på släkthistoria och en grupps härstamning från en eller ett par personer medan man berättar historien om släkten innan immigrationen.

10. Informera alla.

Informera om datum, tid, plats och kontakta alla om vilka aktiviteter som är planerade, kostnad per person eller familj. Låt dem veta vad som ingår. Skicka uppdateringar och påminnelser med jämna mellanrum. Erbjud vägbeskrivning och betalningsinformation. Påminn släktingar att meddela om de ska komma, eventuell dresskod och annan information. Använd gärna MyHeritages släktplats för att meddela alla om upplägget för släktträffen.

11. Mat och släkten.

Att ha picknick är enkelt (alla vet vad familjemedlemmar gillar och inte gillar när det kommer till mat), och så finns det knytkalas. En restaurang eller hotell är trevligt, om kostnaden inte blir allt för hög för deltagarna. Catering av mat till en park eller någons hem är också en möjlighet. Glöm inte att vissa har matbehov som har med hälsa, allergi, personlig preferens eller religiös övertygelse att göra. Kommer extra bord och stolar behövas?

12. Gör inte allt själv.

Organisera arbetslag (se steg 1). Fråga dem som ska vara med om de vill hjälpa till att fixa i ordning och städa upp. Se till att någon eller flera fotograferar under släktträffen.

Planera nästa träff!

Om du har kommit så här långt i planeringen funderar du säkert på hur nästa släktträff kan bli bättre. Be deltagare att fylla i ett utvärderingsformulär om släktträffen (de kommer bara glömma att göra det om du ber dem via mejl senare), uppdatera deras personuppgifter (födelse-, giftermåls-, och dödsdatum, adresser, e-postadresser, telefonnummer etc.). Skicka tackkort till alla som hjälpt till. Se till att skicka ut nyhetsbrev under året när nästa års träff planeras, så alla är informerade om planeringen.

Planerar du att gå på eller ordna en släktträff? Vad var det bästa med träffen? Vad var det svåraste med planeringen? Dela gärna dina erfarenheter. Vi ser fram emot att läsa dina kommentarer.